Datenschutzerklärung

D&M Maler GmbH
Stand: Oktober 2026

Unser Verständnis von Datenschutz

Verantwortung beginnt für die D&M Maler GmbH beim Umgang miteinander – und damit auch beim Umgang mit Informationen.

Als digital organisierter Fachbetrieb für Malerarbeiten, Sanierungen und spezialisierte Beschichtungsarbeiten sowie als Koordinationspartner für gewerkübergreifende Projekte verarbeitet die D&M Maler GmbH Informationen entlang des gesamten Auftrags- und Projektablaufs: von der ersten Anfrage über Besichtigung, Kalkulation und Beauftragung bis zur Ausführung, Dokumentation, Abrechnung, Übergabe und gegebenenfalls Gewährleistung.

Datenschutz versteht die D&M Maler GmbH deshalb nicht ausschließlich als gesetzliche Verpflichtung, sondern als Bestandteil einer geordneten, nachvollziehbaren und verantwortungsvollen Unternehmensführung.

Die Arbeitsweise der D&M Maler GmbH ist digital und prozessorientiert. Hierfür werden unter anderem cloudbasierte Unternehmenssoftware, digitale Projektakten, elektronische Kommunikation, Datei- und Dokumentenspeicher, automatisierte Prozesse und in bestimmten Bereichen auch künstliche Intelligenz eingesetzt.

Der Einsatz moderner Technologien verändert jedoch nicht die Verantwortung der D&M Maler GmbH für die Daten, die Kunden, Interessenten, Auftraggeber, Mitarbeiter und Geschäftspartner dem Unternehmen anvertrauen.

Dabei orientiert sich die D&M Maler GmbH an denselben Grundsätzen, die auch die Projektarbeit prägen:

Qualität. Struktur. Nachhaltigkeit.

Qualität bedeutet, personenbezogene Daten sorgfältig und auf einer nachvollziehbaren Grundlage zu verarbeiten.

Struktur bedeutet, Informationen zweckbezogen zu erfassen, Zuständigkeiten festzulegen und Daten innerhalb der betrieblichen Prozesse nachvollziehbar zu verwalten.

Nachhaltigkeit bedeutet auch, Informationen nicht unbegrenzt oder ohne nachvollziehbaren Zweck vorzuhalten und digitale Technologien verantwortungsvoll einzusetzen.

Daraus folgt auch für den Datenschutz der Digitalisierungsgrundsatz der D&M Maler GmbH:

So digital wie sinnvoll. So einfach wie möglich. So transparent wie erforderlich.

Mit dieser Datenschutzerklärung informiert die D&M Maler GmbH darüber, welche personenbezogenen Daten verarbeitet werden, zu welchen Zwecken dies geschieht, welche Systeme und Dienstleister dabei eingesetzt werden und welche Rechte betroffenen Personen zustehen.

1. Begriffsbestimmungen

Die nachfolgenden Begriffe entsprechen den Grundgedanken und Definitionen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Die Erläuterungen sollen diese Datenschutzerklärung auch ohne vertiefte datenschutzrechtliche Kenntnisse verständlich machen.

1.1 Personenbezogene Daten

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.

Hierzu gehören beispielsweise Name, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, berufliche Kontaktdaten, IP-Adresse, Kommunikationsinhalte, Vertragsinformationen, Bilder oder projektbezogene Informationen, sofern diese einer natürlichen Person zugeordnet werden können.

1.2 Betroffene Person

Betroffene Person ist jede identifizierte oder identifizierbare natürliche Person, deren personenbezogene Daten verarbeitet werden.

Bei der D&M Maler GmbH können dies insbesondere Kunden, Interessenten, Ansprechpartner von Auftraggebern, Bewohner oder Nutzer von Objekten, Mitarbeiter, Bewerber, Nachunternehmer, Lieferanten und sonstige Geschäfts- oder Projektpartner sein.

1.3 Verarbeitung

Verarbeitung bezeichnet jeden Vorgang im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten.

Hierzu gehören insbesondere das Erheben, Erfassen, Ordnen, Speichern, Ändern, Auslesen, Verwenden, Übermitteln, Bereitstellen, Verknüpfen, Einschränken und Löschen von Daten.

1.4 Verantwortlicher

Verantwortlicher ist die natürliche oder juristische Person, die über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung personenbezogener Daten entscheidet.

1.5 Auftragsverarbeiter

Ein Auftragsverarbeiter verarbeitet personenbezogene Daten im Auftrag und grundsätzlich nach Weisung eines Verantwortlichen.

Hierzu können beispielsweise Anbieter von Unternehmenssoftware, Cloud-Speicher-, Hosting-, Kommunikations-, Automatisierungs- oder IT-Dienstleistungen gehören.

1.6 Empfänger

Empfänger ist eine natürliche oder juristische Person oder andere Stelle, gegenüber der personenbezogene Daten offengelegt werden.

1.7 Dritter

Dritter ist eine natürliche oder juristische Person oder andere Stelle außerhalb der betroffenen Person, des Verantwortlichen, eines Auftragsverarbeiters und der unter deren unmittelbarer Verantwortung handelnden Personen.

1.8 Einwilligung

Eine Einwilligung ist eine freiwillige, für einen bestimmten Fall, in informierter Weise und unmissverständlich abgegebene Erklärung oder bestätigende Handlung, mit der eine betroffene Person einer bestimmten Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zustimmt.

1.9 Pseudonymisierung

Pseudonymisierung bezeichnet eine Verarbeitung, bei der personenbezogene Daten ohne zusätzliche Informationen nicht mehr unmittelbar einer bestimmten Person zugeordnet werden können, sofern diese zusätzlichen Informationen getrennt aufbewahrt und angemessen geschützt werden.

1.10 Profiling

Profiling bezeichnet eine automatisierte Verarbeitung personenbezogener Daten, durch die bestimmte persönliche Aspekte einer natürlichen Person bewertet oder vorhergesagt werden.

Die D&M Maler GmbH setzt nach dem derzeitigen Prozessstand kein Profiling zur automatisierten Bewertung von Kunden, Interessenten oder Geschäftspartnern ein.

1.11 Künstliche Intelligenz und automatisierte Verarbeitung

Unter KI-gestützter beziehungsweise automatisierter Verarbeitung versteht die D&M Maler GmbH den Einsatz technischer Systeme, die Informationen beispielsweise analysieren, strukturieren, zusammenfassen, kategorisieren oder Mitarbeiter bei der Bearbeitung von Vorgängen unterstützen.

Der Einsatz eines KI-Systems bedeutet nicht automatisch, dass Entscheidungen über betroffene Personen automatisiert getroffen werden.

2. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist:

D&M Maler GmbH
Alt-Friedrichsfelde 28
10315 Berlin
Deutschland

E-Mail: info@dm-maler.de

Geschäftsführung:
Davut Yilmaz & Yavuz Yilmaz

3. Ansprechpartner für Datenschutz

Die D&M Maler GmbH hat derzeit keinen förmlich bestellten Datenschutzbeauftragten.

Fragen zum Datenschutz sowie Anfragen zur Wahrnehmung von Betroffenenrechten können unmittelbar an die D&M Maler GmbH gerichtet werden:

D&M Maler GmbH
Datenschutz
Alt-Friedrichsfelde 28
10315 Berlin
Deutschland

E-Mail: info@dm-maler.de

Sollte zukünftig ein Datenschutzbeauftragter bestellt werden, werden die entsprechenden Kontaktdaten in dieser Datenschutzerklärung aktualisiert.

4. Grundsätze der Datenverarbeitung

Die D&M Maler GmbH verarbeitet personenbezogene Daten nach den Grundsätzen der Rechtmäßigkeit, Verarbeitung nach Treu und Glauben, Transparenz, Zweckbindung, Datenminimierung, Richtigkeit, Speicherbegrenzung sowie Integrität und Vertraulichkeit.

Personenbezogene Daten sollen nicht allein deshalb erhoben oder gespeichert werden, weil dies technisch möglich ist. Eine Verarbeitung soll einem nachvollziehbaren geschäftlichen, vertraglichen oder gesetzlichen Zweck dienen.

Innerhalb der digitalen Prozesse der D&M Maler GmbH sollen Zugriffe auf Informationen soweit möglich auf diejenigen Personen und Systeme beschränkt werden, die diese Informationen zur Erfüllung ihrer jeweiligen Aufgaben benötigen.

5. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Je nach Verarbeitungsvorgang verarbeitet die D&M Maler GmbH personenbezogene Daten insbesondere auf Grundlage folgender Rechtsgrundlagen:

Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – wenn eine betroffene Person eine Einwilligung für einen bestimmten Verarbeitungszweck erteilt hat.

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – wenn die Verarbeitung für die Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist.

Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – wenn die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist.

Art. 6 Abs. 1 lit. d DSGVO – in besonderen Ausnahmefällen, wenn die Verarbeitung zum Schutz lebenswichtiger Interessen erforderlich ist.

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – wenn die Verarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen der D&M Maler GmbH oder eines Dritten erforderlich ist und keine überwiegenden Interessen, Grundrechte oder Grundfreiheiten der betroffenen Person entgegenstehen.

Berechtigte Interessen der D&M Maler GmbH können insbesondere in einer sicheren und effizienten Unternehmensorganisation, der Bearbeitung geschäftlicher Kommunikation, der IT-Sicherheit, der Projekt- und Leistungsdokumentation, der Qualitätssicherung sowie der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen bestehen.

6. Besuch der Internetseite

Beim Aufruf der Internetseite der D&M Maler GmbH können technisch erforderliche Zugriffsdaten verarbeitet werden.

Hierzu können insbesondere die IP-Adresse des zugreifenden Systems, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite oder Datei, Browsertyp und Browserversion, Betriebssystem, Referrer-URL sowie technische Status- und Verbindungsinformationen gehören.

Diese Verarbeitung dient insbesondere der technischen Bereitstellung der Internetseite, der Gewährleistung von Stabilität und Sicherheit, der Fehleranalyse sowie dem Schutz der IT-Systeme vor Angriffen oder missbräuchlichen Zugriffen.

Rechtsgrundlage ist grundsätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse der D&M Maler GmbH besteht in der sicheren, zuverlässigen und funktionsfähigen Bereitstellung des Internetangebots.

Technische Protokolldaten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die genannten Zwecke beziehungsweise aufgrund technischer oder rechtlicher Anforderungen erforderlich ist.

7. Cookies und vergleichbare Technologien

Auf der öffentlich zugänglichen Internetseite der D&M Maler GmbH werden nach der derzeitigen Konfiguration keine Cookies zu Werbe-, Tracking- oder Profilingzwecken eingesetzt.

Die D&M Maler GmbH verzichtet bewusst darauf, pauschal Cookie-Namen aufzuführen, deren tatsächlicher Einsatz technisch nicht festgestellt wurde.

Abhängig von der technischen Bereitstellung der Internetseite können technisch erforderliche Speicher- oder Zugriffsvorgänge stattfinden. Hierunter können neben klassischen Cookies auch vergleichbare Mechanismen wie Local Storage oder Session Storage fallen.

Soweit ein Speichern von oder ein Zugriff auf Informationen auf dem Endgerät des Nutzers unbedingt erforderlich ist, um einen vom Nutzer ausdrücklich gewünschten digitalen Dienst bereitzustellen, richtet sich die Zulässigkeit insbesondere nach § 25 Abs. 2 TDDDG. Eine sich anschließende Verarbeitung personenbezogener Daten richtet sich nach der DSGVO.

Sollten zukünftig Analyse-, Marketing- oder andere einwilligungspflichtige Technologien eingesetzt werden, wird die D&M Maler GmbH die erforderlichen Einwilligungen einholen und diese Datenschutzerklärung entsprechend aktualisieren.

8. Projektanfrage und Kontaktaufnahme über die Internetseite

Über die Internetseite können Interessenten und Auftraggeber Kontakt mit der D&M Maler GmbH aufnehmen und Projektanfragen übermitteln.

Dabei können insbesondere Name, Unternehmen, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Angaben zum Projekt oder Objekt, Objektstandort, gewünschte Leistungen, Nachrichtentexte und freiwillig übermittelte Unterlagen verarbeitet werden.

Die Verarbeitung erfolgt zur Prüfung und Bearbeitung der Anfrage, zur Kontaktaufnahme, zur Vorbereitung einer Besichtigung, Kalkulation oder Angebotserstellung sowie gegebenenfalls zur Durchführung weiterer vorvertraglicher Maßnahmen.

Rechtsgrundlage ist insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Bezieht sich die Anfrage nicht auf einen möglichen Vertrag mit der betroffenen Person, kann die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruhen. Das berechtigte Interesse der D&M Maler GmbH besteht in der ordnungsgemäßen Bearbeitung geschäftlicher Anfragen.

Die D&M Maler GmbH bittet darum, über Nachrichtenfelder und Datei-Uploads nur solche personenbezogenen Informationen zu übermitteln, die für die jeweilige Anfrage erforderlich sind.

9. Alternative Kontaktmöglichkeiten und persönlicher Rückruf

Die D&M Maler GmbH setzt auf eine digital strukturierte Bearbeitung von Anfragen und Projekten. Interessenten und Geschäftspartner sind jedoch nicht verpflichtet, für eine erstmalige Kontaktaufnahme das Online-Projektformular oder den KI-gestützten Telefonassistenten zu nutzen.

Wer diese Kontaktwege nicht nutzen möchte, kann sich alternativ per E-Mail oder auf dem Postweg an die D&M Maler GmbH wenden.

Kontakt per E-Mail:
info@dm-maler.de

Kontakt auf dem Postweg:
D&M Maler GmbH
Alt-Friedrichsfelde 28
10315 Berlin
Deutschland

Wer persönlich mit einem Mitarbeiter der D&M Maler GmbH sprechen möchte und den KI-gestützten Telefonassistenten „Marta“ hierfür nicht nutzen möchte, kann per E-Mail eine Rückrufbitte übermitteln. Die D&M Maler GmbH meldet sich anschließend telefonisch bei der betreffenden Person.

Eine Rückrufbitte kann insbesondere den Namen, eine Telefonnummer, eine kurze Angabe zum Anliegen und gegebenenfalls gewünschte Rückrufzeiten enthalten. Es sollten nur diejenigen Informationen übermittelt werden, die für die Kontaktaufnahme erforderlich sind.

Alternativ kann eine Rückrufbitte auch schriftlich auf dem Postweg an die D&M Maler GmbH gerichtet werden.

Die Wahl eines alternativen Kontaktwegs bedeutet nicht, dass im weiteren Verlauf keinerlei personenbezogene Daten digital verarbeitet werden. Soweit eine Anfrage bearbeitet, ein Angebot erstellt, ein Auftrag angebahnt oder ein Vertragsverhältnis durchgeführt wird, verarbeitet die D&M Maler GmbH die hierfür erforderlichen personenbezogenen Daten innerhalb ihrer betrieblichen Systeme auf Grundlage der jeweils einschlägigen Rechtsgrundlage.

Die D&M Maler GmbH bemüht sich dabei, die Verarbeitung auf diejenigen Daten und Systeme zu beschränken, die für den jeweiligen Vorgang erforderlich sind.

Soweit eine betroffene Person ausdrücklich mitteilt, dass sie eine bestimmte optionale oder für die Bearbeitung nicht zwingend erforderliche Form der Datenverarbeitung nicht wünscht, prüft die D&M Maler GmbH, ob eine angemessene alternative Bearbeitung möglich ist.

Eine alternative Bearbeitung kann insbesondere dann nicht zugesichert werden, wenn die betreffende Verarbeitung technisch, vertraglich oder gesetzlich für die Bearbeitung des Vorgangs erforderlich ist.

10. E-Mail-Kommunikation und Google Workspace / Gmail

Die D&M Maler GmbH nutzt für die geschäftliche E-Mail-Kommunikation Google Workspace, insbesondere Gmail.

Bei einer Kommunikation per E-Mail können insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Absender- und Empfängerinformationen, Datum und Uhrzeit, Betreff, Kommunikationsinhalte, Signaturen, Anhänge und technische Metadaten verarbeitet werden.

Dies gilt auch für per E-Mail übermittelte Rückrufbitten.

Die Verarbeitung erfolgt insbesondere zur Bearbeitung von Anfragen, Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, Kommunikation mit Auftraggebern und Projektbeteiligten, Durchführung bestehender Vertragsverhältnisse sowie Dokumentation geschäftlicher Vorgänge.

Rechtsgrundlage ist abhängig vom jeweiligen Vorgang insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b, lit. c oder lit. f DSGVO.

Soweit Google personenbezogene Daten im Auftrag der D&M Maler GmbH verarbeitet, erfolgt die Einbindung auf Grundlage entsprechender datenschutzrechtlicher Vereinbarungen.

Im Zusammenhang mit Google Workspace können insbesondere Google Cloud EMEA Ltd., Dublin, Irland, sowie Google LLC, USA, an der technischen Bereitstellung beteiligt sein.

Soweit personenbezogene Daten in Drittländer übermittelt werden, gelten ergänzend die in dieser Datenschutzerklärung dargestellten Grundsätze zu Drittlandübermittlungen.

11. Telefonische Kommunikation und KI-Telefonassistent „Marta“

Die D&M Maler GmbH setzt für die Entgegennahme und strukturierte Bearbeitung eingehender Anrufe den KI-gestützten Telefonassistenten „Marta“ ein.

Zu Beginn eines entsprechenden Telefongesprächs wird darauf hingewiesen, dass es sich um einen KI-gestützten Telefonassistenten handelt.

Marta kann Anliegen entgegennehmen, Kontakt- und Projektinformationen erfassen, Rückrufwünsche dokumentieren und Informationen für die weitere Bearbeitung durch Mitarbeiter der D&M Maler GmbH bereitstellen.

Hierbei können abhängig vom Gespräch insbesondere Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Unternehmen beziehungsweise Auftraggeber, Objekt- oder Baustellenadresse, Angaben zu Projekten und gewünschten Leistungen, Termine, Rückrufwünsche sowie Gesprächsinhalte verarbeitet werden.

Gesprochene Inhalte können automatisiert in Textform umgewandelt und als Gesprächsdokumentation beziehungsweise Transkript innerhalb der eingesetzten HERO-Software hinterlegt werden.

Für die technische Bereitstellung nutzt die D&M Maler GmbH HERO Voice der HERO Software GmbH.

Eine technische Sprachverarbeitung oder Transkription ist nicht automatisch mit einer dauerhaften Speicherung des Telefongesprächs als Audiodatei gleichzusetzen. Nach dem derzeitigen Prozessstand erfolgt ohne gesondert aktivierte Audioaufzeichnung keine dauerhafte Speicherung des Telefongesprächs als Audiodatei durch die D&M Maler GmbH.

Geschäftlich oder rechtlich relevante Entscheidungen, beispielsweise die Annahme oder Ablehnung eines Auftrags, verbindliche Preisvereinbarungen oder die Anerkennung von Ansprüchen, werden nicht allein durch Marta getroffen.

Personen, die nicht mit Marta kommunizieren möchten, können stattdessen per E-Mail oder Brief Kontakt mit der D&M Maler GmbH aufnehmen. Für ein persönliches Telefongespräch mit einem Mitarbeiter kann per E-Mail oder Brief um Rückruf gebeten werden. Die D&M Maler GmbH nimmt den Rückruf anschließend selbst vor.

Für den KI-Telefonassistenten „Marta“ stellt die D&M Maler GmbH ergänzende besondere Datenschutzhinweise auf der Internetseite bereit.

12. Kunden-, Interessenten- und Geschäftspartnerdaten

Im Rahmen der Geschäftstätigkeit verarbeitet die D&M Maler GmbH personenbezogene Daten von Kunden, Interessenten, Auftraggebern, Ansprechpartnern, Lieferanten, Nachunternehmern und sonstigen Geschäftspartnern.

Hierzu können insbesondere Stamm- und Kontaktdaten, Unternehmenszugehörigkeit, Kommunikationsinformationen, Angebots- und Vertragsinformationen, Objekt- und Projektinformationen, Terminangaben, Leistungsdaten, Abrechnungsinformationen und Dokumentationen gehören.

Die Verarbeitung erfolgt insbesondere zur Vertragsanbahnung, Kalkulation, Angebotserstellung, Vertragsdurchführung, Projektsteuerung, Terminplanung, Dokumentation, Abrechnung, Gewährleistung sowie zur Organisation bestehender Geschäftsbeziehungen.

Rechtsgrundlage ist abhängig vom jeweiligen Vorgang insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b, lit. c oder lit. f DSGVO.

13. Projekt-, Objekt- und Baustellendaten

Bei der Durchführung von Aufträgen verarbeitet die D&M Maler GmbH Informationen zu Gebäuden, Wohnungen, Gewerbeeinheiten, Baustellen und sonstigen Objekten.

Objektinformationen stellen nicht zwangsläufig personenbezogene Daten dar.

Ein Personenbezug kann jedoch entstehen, wenn Informationen beispielsweise einem bestimmten Bewohner, Mieter, Eigentümer, Ansprechpartner, Mitarbeiter oder sonstigen Projektbeteiligten zugeordnet werden können.

Die D&M Maler GmbH verarbeitet solche Informationen entsprechend dem jeweiligen Projektzweck und beschränkt personenbezogene Angaben soweit möglich auf das für die Durchführung des Auftrags erforderliche Maß.

14. Foto- und Projektdokumentation

Im Rahmen von Besichtigungen, Ausführungen, Abnahmen, Mängelbearbeitungen und anderen Projektvorgängen können Fotos und sonstige Dokumentationen erstellt werden.

Diese dienen insbesondere der Feststellung des Ausgangszustands, der Dokumentation von Arbeitsständen und Leistungen, der Qualitätssicherung, der Abstimmung mit Auftraggebern, der Nachweisführung, der Abrechnung sowie der Bearbeitung von Mängeln und Gewährleistungsfällen.

Die D&M Maler GmbH bemüht sich, nicht erforderliche Personen oder persönliche Gegenstände nicht gezielt zu erfassen.

Soweit Personen auf projektbezogenen Aufnahmen erkennbar sind und dadurch ein Personenbezug entsteht, werden auch diese Informationen entsprechend den datenschutzrechtlichen Anforderungen behandelt.

Eine Verwendung von Projektfotos für Werbung, Referenzen, die Internetseite oder Social Media erfolgt nicht automatisch aufgrund der internen Projektdokumentation. Soweit hierfür eine gesonderte Rechtsgrundlage oder Einwilligung erforderlich ist, wird diese gesondert berücksichtigt.

15. HERO Handwerkersoftware

Für die digitale Organisation der Kunden-, Angebots-, Auftrags- und Projektprozesse nutzt die D&M Maler GmbH die Software HERO der:

HERO Software GmbH
Eichenbrink 5a
30453 Hannover
Deutschland

Je nach Geschäftsvorgang können innerhalb von HERO insbesondere Stamm- und Kontaktdaten, Kunden- und Interessentendaten, Objektinformationen, Terminangaben, Angebote, Aufträge, Rechnungs- und Abrechnungsinformationen, Projektdokumentationen, Kommunikationsinformationen und sonstige für die Auftragsbearbeitung erforderliche Informationen verarbeitet werden.

HERO verarbeitet personenbezogene Daten im Rahmen der vereinbarten Leistungen als Auftragsverarbeiter. Die D&M Maler GmbH bleibt hinsichtlich der von ihr verarbeiteten personenbezogenen Daten Verantwortlicher.

Zwischen der D&M Maler GmbH und der HERO Software GmbH besteht eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

Die Verarbeitung findet nach der vertraglichen Vereinbarung grundsätzlich innerhalb der Europäischen Union beziehungsweise des Europäischen Wirtschaftsraums statt. Soweit eine Verarbeitung außerhalb dieses Gebiets erfolgt, müssen die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sein.

HERO kann im Rahmen der vertraglichen Vereinbarungen Unterauftragsverarbeiter einsetzen. Für deren Einsatz bestehen vertraglich geregelte Informations- und Kontrollmechanismen sowie Anforderungen für etwaige Drittlandverarbeitungen.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung durch die D&M Maler GmbH ist abhängig vom jeweiligen Geschäftsvorgang insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b, lit. c oder lit. f DSGVO.

16. Dropbox Business – Datei-, Dokumenten- und Projektspeicherung

Die D&M Maler GmbH nutzt Dropbox Business zur strukturierten Speicherung, Verwaltung, Sicherung und zum internen Austausch geschäftlicher und projektbezogener Dateien.

Innerhalb von Dropbox Business können abhängig vom jeweiligen Vorgang insbesondere digitale Projektakten, Objektinformationen, Angebote, Leistungsverzeichnisse, Aufmaße, Protokolle, Dokumentationen, Rechnungs- und Abrechnungsunterlagen, geschäftliche Korrespondenz, Fotos, technische Unterlagen sowie weitere projektbezogene Dateien gespeichert werden.

Diese Dokumente können personenbezogene Daten von Kunden, Ansprechpartnern von Auftraggebern, Bewohnern oder Nutzern von Objekten, Mitarbeitern, Nachunternehmern, Lieferanten und anderen Projektbeteiligten enthalten.

Die Verarbeitung dient insbesondere der strukturierten Auftrags- und Projektabwicklung, internen Zusammenarbeit, Dokumentation, Sicherung betrieblicher Informationen, Nachweisführung und Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten.

Die Verarbeitung erfolgt abhängig vom jeweiligen Dokument insbesondere auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b, lit. c oder lit. f DSGVO.

Das berechtigte Interesse der D&M Maler GmbH besteht insbesondere in einer strukturierten, sicheren und nachvollziehbaren digitalen Projekt- und Unternehmensorganisation.

Soweit Dropbox personenbezogene Daten im Auftrag der D&M Maler GmbH verarbeitet, erfolgt dies auf Grundlage der entsprechenden Vereinbarungen zur Datenverarbeitung.

Soweit hierbei personenbezogene Daten außerhalb der Europäischen Union beziehungsweise des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet werden, gelten die Anforderungen der Art. 44 ff. DSGVO.

17. KI-gestützte und automatisierte Verarbeitung über N.A.I.L.A.

Zur Unterstützung digitaler Arbeitsabläufe nutzt die D&M Maler GmbH Automatisierungs- und KI-gestützte Funktionen über N.A.I.L.A.

Abhängig vom jeweiligen Prozess können insbesondere Kontakt- und Kommunikationsdaten, Termindaten, Kunden- und Auftragsinformationen, Inhaltsdaten sowie Nutzungsdaten verarbeitet werden.

Die Verarbeitung kann insbesondere Informationen aus von der D&M Maler GmbH freigegebenen beziehungsweise verbundenen Postfächern, Kalendern oder anderen angebundenen Systemen sowie von der D&M Maler GmbH zur Verarbeitung bereitgestellte Informationen umfassen.

Die Verarbeitung dient insbesondere der Bearbeitung eingereichter Anfragen, der KI-gestützten Analyse und Vorbereitung, der Unterstützung der Kommunikation sowie der Automatisierung und Strukturierung betrieblicher Arbeitsabläufe.

Nach der mit N.A.I.L.A. bestehenden Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung werden personenbezogene Daten im Rahmen dieser Leistungen im Auftrag der D&M Maler GmbH verarbeitet. Eine Nutzung der im Auftrag verarbeiteten Daten durch N.A.I.L.A. für eigene Zwecke ist nach dieser Vereinbarung nicht vorgesehen.

Die D&M Maler GmbH nutzt entsprechende Funktionen insbesondere, um Informationen zu strukturieren, Anfragen vorzubereiten, Arbeitsabläufe zu unterstützen und wiederkehrende organisatorische Vorgänge effizienter zu bearbeiten.

Der Einsatz künstlicher Intelligenz dient hierbei als Unterstützung betrieblicher Prozesse und entbindet die D&M Maler GmbH nicht von der Verantwortung für die Prüfung und Bearbeitung der jeweiligen Vorgänge.

18. Technische Dienstleister bei KI- und Automatisierungsprozessen

Bei der technischen Bereitstellung der über N.A.I.L.A. genutzten Dienste können abhängig von der jeweiligen Funktion Unterauftragsverarbeiter eingesetzt werden.

Hierzu gehören nach der derzeitigen vertraglichen Dokumentation insbesondere:

Supabase Inc. für Datenbank, Authentifizierung und Speicherung mit Infrastruktur bei Amazon Web Services.

Make beziehungsweise Celonis für die Ausführung von Automatisierungsszenarien.

OpenAI für KI-gestützte Analyse und Vorbereitung von Anfragen.

Anthropic PBC für KI-gestützte Vorbereitung und Bearbeitung.

Pipedream, Inc. als Verbindungsdienst für von der D&M Maler GmbH freigegebene Programmverbindungen, einschließlich Autorisierung und technischer Verwaltung entsprechender Zugriffs-Token.

Cloudflare Inc. für DNS- und Netzwerkdienste.

Resend Inc. für bestimmte System-, Ticket- und E-Mail-Funktionen.

Lovable mit Sitz in Stockholm, Schweden, für die Bereitstellung und das Hosting der Anwendung sowie als KI-Gateway.

Calendly LLC für Terminbuchungsfunktionen, soweit diese eingesetzt werden.

Google Cloud EMEA Ltd. beziehungsweise Google LLC für Google-Workspace-Funktionen.

Higgsfield für Video-Generierungsfunktionen, soweit entsprechende Funktionen tatsächlich genutzt werden.

Die Nennung eines technischen Dienstleisters bedeutet nicht, dass bei jedem Vorgang automatisch sämtliche genannten Anbieter personenbezogene Daten erhalten. Welche Anbieter tatsächlich an einer Verarbeitung beteiligt sind, richtet sich nach der jeweiligen Funktion und dem konkreten technischen Prozess.

Für Drittlandübermittlungen werden nach den bestehenden vertraglichen Regelungen insbesondere EU-Standardvertragsklauseln beziehungsweise, soweit anwendbar, das EU-US Data Privacy Framework eingesetzt.

19. Menschliche Verantwortung beim Einsatz künstlicher Intelligenz

Die D&M Maler GmbH versteht künstliche Intelligenz als unterstützendes Werkzeug.

KI-Systeme können insbesondere bei der Strukturierung und Zusammenfassung von Informationen, Vorbereitung von Kommunikation, Zuordnung von Vorgängen oder anderen organisatorischen Aufgaben eingesetzt werden.

Eine automatisiert erzeugte Ausgabe wird nicht allein deshalb als sachlich richtig oder verbindlich behandelt, weil sie von einem KI-System erstellt wurde.

Nach dem derzeitigen Prozessstand werden Entscheidungen über Vertragsabschlüsse, verbindliche Preise, die Anerkennung von Ansprüchen, Personalentscheidungen oder andere Entscheidungen mit vergleichbar erheblicher Wirkung nicht allein durch ein KI-System getroffen.

Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne des Art. 22 DSGVO, die gegenüber einer betroffenen Person rechtliche Wirkung entfaltet oder sie in vergleichbarer Weise erheblich beeinträchtigt, findet nach dem derzeitigen Prozessstand nicht statt.

20. Weitergabe an Nachunternehmer, Lieferanten und Projektpartner

Zur Durchführung von Aufträgen kann es erforderlich sein, Informationen an Nachunternehmer, Lieferanten, Fachunternehmen, Planer oder andere Projektbeteiligte weiterzugeben.

Die D&M Maler GmbH verfolgt hierbei den Grundsatz, nur diejenigen Informationen weiterzugeben, die für die konkrete Aufgabe beziehungsweise Zusammenarbeit erforderlich sind.

Hierzu können insbesondere Namen von Ansprechpartnern, geschäftliche Kontaktdaten, Objektadressen, Terminangaben, Leistungsinformationen, Planungsunterlagen oder projektbezogene Dokumentationen gehören.

Rechtsgrundlage ist abhängig vom jeweiligen Sachverhalt insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b oder lit. f DSGVO.

Soweit ein externer Dienstleister personenbezogene Daten ausschließlich nach Weisung der D&M Maler GmbH verarbeitet und eine Auftragsverarbeitung vorliegt, wird eine Vereinbarung gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen, soweit dies gesetzlich erforderlich ist.

21. Bewohner, Mieter und sonstige Nutzer von Objekten

Bei Aufträgen für Wohnungsunternehmen, Wohnungsbaugenossenschaften, Hausverwaltungen oder andere Auftraggeber kann es erforderlich sein, personenbezogene Daten von Bewohnern, Mietern oder sonstigen Nutzern eines Objekts zu verarbeiten, obwohl diese Personen nicht selbst Vertragspartner der D&M Maler GmbH sind.

Hierzu können insbesondere Name, Kontaktdaten, Wohnungs- beziehungsweise Objektzuordnung, Terminvereinbarungen, Zugangsinformationen und projektbezogene Kommunikation gehören.

Die D&M Maler GmbH verwendet diese Informationen grundsätzlich nur, soweit dies für Terminabstimmung, Zugang zum Objekt, Durchführung und Dokumentation der beauftragten Arbeiten oder Bearbeitung eines damit verbundenen Vorgangs erforderlich ist.

Rechtsgrundlage kann insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO sein.

Das berechtigte Interesse der D&M Maler GmbH sowie gegebenenfalls des jeweiligen Auftraggebers besteht in der ordnungsgemäßen Durchführung des Bau-, Instandhaltungs- oder Sanierungsauftrags.

22. Bewerbungen und Bewerbungsverfahren

Wenn sich eine Person bei der D&M Maler GmbH bewirbt, verarbeitet die D&M Maler GmbH die im Rahmen der Bewerbung bereitgestellten personenbezogenen Daten.

Hierzu können insbesondere Name, Kontaktdaten, Lebenslauf, Qualifikationen, Berufserfahrung, Zeugnisse, Bewerbungsunterlagen und Kommunikationsinformationen gehören.

Die Verarbeitung erfolgt insbesondere zur Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses auf Grundlage von § 26 BDSG.

Kommt kein Beschäftigungsverhältnis zustande, werden Bewerbungsunterlagen grundsätzlich gelöscht, sobald ihre weitere Speicherung für das Bewerbungsverfahren und zur Wahrung oder Abwehr möglicher Rechtsansprüche nicht mehr erforderlich ist. Hierfür kann regelmäßig eine Aufbewahrung von bis zu sechs Monaten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens erforderlich sein.

Eine darüber hinausgehende Aufnahme in einen Bewerberpool erfolgt nur auf Grundlage einer hierfür bestehenden Rechtsgrundlage, insbesondere einer entsprechenden Einwilligung.

23. Empfänger personenbezogener Daten

Die D&M Maler GmbH gibt personenbezogene Daten nicht ohne Zweck oder Rechtsgrundlage weiter.

Empfänger können abhängig vom jeweiligen Vorgang insbesondere zuständige Mitarbeiter, IT- und Cloud-Dienstleister, Softwareanbieter, Auftraggeber und Projektpartner, Nachunternehmer und Lieferanten, Steuer- und Rechtsberater, Banken, Versicherungen sowie Behörden oder andere öffentliche Stellen sein.

Der Umfang einer Weitergabe richtet sich nach dem jeweiligen Zweck und dem Grundsatz der Datenminimierung.

24. Drittlandübermittlungen

Durch den Einsatz internationaler Cloud-, Software- und KI-Dienstleister kann es zu Verarbeitungen personenbezogener Daten außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums kommen.

Eine entsprechende Übermittlung erfolgt unter Beachtung der Anforderungen der Art. 44 ff. DSGVO.

Je nach Anbieter und Empfänger kann die Übermittlung insbesondere auf einem Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission, dem EU-US Data Privacy Framework bei entsprechend zertifizierten Unternehmen oder den Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission beruhen.

Soweit erforderlich, werden ergänzende technische und organisatorische Maßnahmen berücksichtigt.

25. Technische und organisatorische Maßnahmen

Die D&M Maler GmbH trifft unter Berücksichtigung des Stands der Technik, der Implementierungskosten sowie Art, Umfang, Umständen und Zwecken der Verarbeitung angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten.

Hierzu gehören abhängig vom jeweiligen System insbesondere Berechtigungskonzepte, Zugriffsbeschränkungen, Authentifizierungsverfahren, verschlüsselte Datenübertragung, Datensicherungen, Protokollierung, organisatorische Zuständigkeiten und Verpflichtungen zur Vertraulichkeit.

Auch eingesetzte Auftragsverarbeiter werden im Rahmen der gesetzlichen Anforderungen zur Umsetzung angemessener technischer und organisatorischer Schutzmaßnahmen verpflichtet.

Die D&M Maler GmbH achtet bei der Auswahl und Nutzung digitaler Systeme insbesondere auf einen zweckgebundenen Zugriff und eine dem jeweiligen Risiko angemessene Absicherung.

Trotz angemessener technischer und organisatorischer Schutzmaßnahmen kann bei elektronischer Datenverarbeitung und internetbasierter Kommunikation kein absoluter Schutz vor sämtlichen Risiken garantiert werden.

26. Speicherdauer und Löschung

Die D&M Maler GmbH speichert personenbezogene Daten grundsätzlich nur so lange, wie dies für den jeweiligen Verarbeitungszweck erforderlich ist oder gesetzliche, vertragliche oder sonstige berechtigte Gründe eine weitere Speicherung erfordern.

Maßgeblich können insbesondere die Dauer eines Vertrags- oder Projektverhältnisses, Gewährleistungs- und Verjährungsfristen, gesetzliche Aufbewahrungspflichten sowie die Erforderlichkeit zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen sein.

Geschäfts- und steuerrechtliche Dokumente können je nach Art des Dokuments gesetzlichen Aufbewahrungsfristen unterliegen.

Nach Wegfall des jeweiligen Zwecks und Ablauf einschlägiger Aufbewahrungsfristen werden personenbezogene Daten gelöscht oder, soweit eine unmittelbare Löschung noch nicht zulässig ist, in ihrer Verarbeitung eingeschränkt.

Auch cloudbasierte Speicherlösungen wie Dropbox Business versteht die D&M Maler GmbH nicht als unbegrenztes Archiv, sondern als Werkzeuge einer zweckgebundenen und strukturierten Informationsverwaltung.

Für einzelne Auftragsverarbeiter gelten darüber hinaus vertragliche Lösch- und Rückgaberegelungen. Die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung mit N.A.I.L.A. sieht beispielsweise nach Vertragsende eine Rückgabe oder Löschung der im Auftrag verarbeiteten Daten nach Wahl des Kunden spätestens innerhalb von 90 Tagen vor, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

27. Bereitstellung personenbezogener Daten

Die Bereitstellung personenbezogener Daten kann gesetzlich oder vertraglich vorgeschrieben oder für die Anbahnung beziehungsweise Durchführung eines Vertrags erforderlich sein.

Für die Erstellung eines Angebots oder die Durchführung eines Auftrags benötigt die D&M Maler GmbH beispielsweise regelmäßig Informationen zum Vertragspartner, zur gewünschten Leistung und zum betreffenden Objekt.

Werden zwingend erforderliche Informationen nicht bereitgestellt, kann dies dazu führen, dass eine Anfrage nicht abschließend bearbeitet, kein Angebot erstellt oder ein Vertrag nicht ordnungsgemäß durchgeführt werden kann.

Nicht erforderliche Angaben sind grundsätzlich freiwillig.

28. Rechte betroffener Personen

Betroffenen Personen stehen nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere folgende Rechte zu:

Recht auf Auskunft

Gemäß Art. 15 DSGVO besteht das Recht, Auskunft darüber zu verlangen, ob die D&M Maler GmbH personenbezogene Daten der betreffenden Person verarbeitet und, soweit dies der Fall ist, Auskunft über diese Daten und die gesetzlich vorgesehenen weiteren Informationen zu erhalten.

Recht auf Berichtigung

Gemäß Art. 16 DSGVO kann die unverzügliche Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten sowie die Vervollständigung unvollständiger Daten verlangt werden.

Recht auf Löschung

Gemäß Art. 17 DSGVO kann unter den gesetzlichen Voraussetzungen die Löschung personenbezogener Daten verlangt werden.

Das Recht auf Löschung besteht nicht uneingeschränkt. Insbesondere können gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder andere gesetzliche Gründe einer sofortigen Löschung entgegenstehen.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Gemäß Art. 18 DSGVO kann unter den gesetzlichen Voraussetzungen die Einschränkung der Verarbeitung personenbezogener Daten verlangt werden.

Recht auf Datenübertragbarkeit

Soweit die gesetzlichen Voraussetzungen des Art. 20 DSGVO erfüllt sind, besteht das Recht, bestimmte bereitgestellte personenbezogene Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder deren Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen.

Recht auf Widerspruch

Unter den Voraussetzungen des Art. 21 DSGVO besteht das Recht, einer Verarbeitung personenbezogener Daten zu widersprechen.

Recht auf Widerruf einer Einwilligung

Eine erteilte Einwilligung kann gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung, die aufgrund der Einwilligung bis zum Zeitpunkt des Widerrufs erfolgt ist, bleibt hiervon unberührt.

Zur Wahrnehmung dieser Rechte können sich betroffene Personen an die D&M Maler GmbH wenden:

D&M Maler GmbH
Alt-Friedrichsfelde 28
10315 Berlin
Deutschland

E-Mail: info@dm-maler.de

29. Besonderer Hinweis zum Widerspruchsrecht

Soweit die D&M Maler GmbH personenbezogene Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeitet, hat die betroffene Person gemäß Art. 21 DSGVO das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen diese Verarbeitung einzulegen.

Die D&M Maler GmbH verarbeitet die betreffenden personenbezogenen Daten anschließend nicht mehr, es sei denn, die D&M Maler GmbH kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, welche die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Werden personenbezogene Daten zum Zwecke der Direktwerbung verarbeitet, kann dieser Verarbeitung jederzeit widersprochen werden. Nach einem entsprechenden Widerspruch werden die betreffenden personenbezogenen Daten nicht mehr für Zwecke der Direktwerbung verarbeitet.

30. Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde

Betroffene Personen haben gemäß Art. 77 DSGVO das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.

Für die D&M Maler GmbH ist insbesondere folgende Aufsichtsbehörde zuständig:

Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Alt-Moabit 59–61
10555 Berlin
Deutschland

Das Recht, sich an eine andere zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden, bleibt unberührt.

31. Automatisierte Entscheidungen und Profiling

Die D&M Maler GmbH setzt nach dem derzeitigen Prozessstand keine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO ein, durch die gegenüber einer betroffenen Person eine rechtliche Wirkung entfaltet oder diese in vergleichbarer Weise erheblich beeinträchtigt wird.

Dies gilt insbesondere auch für den Einsatz von KI-gestützten Assistenz-, Kommunikations- und Automatisierungssystemen.

Der Einsatz künstlicher Intelligenz dient der Unterstützung betrieblicher Abläufe und ersetzt bei geschäftlich oder rechtlich wesentlichen Vorgängen nicht die verantwortliche Entscheidung durch Menschen.

Sollten zukünftig entsprechende automatisierte Entscheidungsverfahren eingesetzt werden, wird die D&M Maler GmbH die datenschutzrechtlichen Voraussetzungen vor deren Einsatz prüfen und die betroffenen Personen entsprechend den gesetzlichen Vorgaben informieren.

32. Vertraulichkeit innerhalb der Projektorganisation

Der Schutz personenbezogener und projektbezogener Informationen ist Bestandteil der organisatorischen Arbeitsweise der D&M Maler GmbH.

Mitarbeiter, Dienstleister und Projektpartner sollen grundsätzlich nur in dem Umfang Zugang zu Informationen erhalten, wie dies für ihre jeweilige Aufgabe erforderlich ist.

Auch gegenüber Nachunternehmern und anderen Projektbeteiligten verfolgt die D&M Maler GmbH den Grundsatz, personenbezogene, organisatorische und kaufmännische Informationen nur weiterzugeben, wenn hierfür ein konkreter projektbezogener, vertraglicher oder gesetzlicher Grund besteht.

Datenschutz, Informationssicherheit und Vertraulichkeit versteht die D&M Maler GmbH als miteinander verbundene Bestandteile einer professionellen und nachvollziehbaren Auftragsabwicklung.

33. Aktualisierung dieser Datenschutzerklärung

Die Arbeitsweise der D&M Maler GmbH und die hierfür eingesetzten digitalen Systeme entwickeln sich weiter. Ebenso können sich gesetzliche Anforderungen, technische Funktionen und die von Dienstleistern eingesetzten Unterauftragsverarbeiter verändern.

Die D&M Maler GmbH überprüft diese Datenschutzerklärung deshalb anlassbezogen und passt sie an, wenn neue Verarbeitungsvorgänge hinzukommen, bestehende Prozesse wesentlich verändert werden oder rechtliche beziehungsweise technische Entwicklungen eine Aktualisierung erforderlich machen.

Es gilt die jeweils auf der Internetseite der D&M Maler GmbH veröffentlichte aktuelle Fassung.

Stand: Oktober 2026