Datenschutzhinweise für den KI-Telefonassistenten „Marta“

Stand: September 2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit unserem KI-gestützten Telefonassistenten ist:

D&M Maler GmbH
Alt-Friedrichsfelde 28
10315 Berlin
Deutschland

Verantwortlicher: Yavuz Yilmaz
E-Mail: info@dm-maler.de

2. Einsatz unseres KI-Telefonassistenten „Marta“

Zur effizienten Bearbeitung eingehender Telefonanrufe setzt die D&M Maler GmbH einen KI-gestützten Telefonassistenten mit dem Namen „Marta“ ein.

Marta unterstützt uns bei der Entgegennahme und Bearbeitung eingehender Anrufe. Der Telefonassistent kann insbesondere Anliegen erfassen, erforderliche Kontakt- und Projektdaten aufnehmen, Rückrufwünsche dokumentieren und die aufgenommenen Informationen für die weitere Bearbeitung durch die zuständigen Mitarbeiter der D&M Maler GmbH bereitstellen.

Zu Beginn des Telefongesprächs weisen wir darauf hin, dass es sich bei Marta um einen KI-gestützten Telefonassistenten handelt.

Für die technische Bereitstellung des Telefonassistenten verwenden wir HERO Voice der HERO Software GmbH.

3. Welche personenbezogenen Daten werden verarbeitet?

Im Rahmen eines Anrufs können – abhängig vom jeweiligen Anliegen – insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeitet werden:

• Vor- und Nachname,
• Telefonnummer,
• E-Mail-Adresse,
• Firmenname bzw. Name des Auftraggebers,
• Anschrift bzw. Objekt- oder Baustellenadresse,
• Datum und Uhrzeit des Anrufs,
• Inhalt und Gegenstand der Anfrage,
• Angaben zu Bauvorhaben, Aufträgen und Objekten,
• Angaben zu gewünschten Leistungen,
• gewünschte Ausführungs- oder Terminzeiträume,
• Angaben zu bestehenden Aufträgen, Projekten, Mängeln oder Reklamationen,
• gewünschte Ansprechpartner,
• Rückrufwünsche,
• Gesprächsinhalte sowie daraus erzeugte Transkriptionen und Gesprächsnotizen und
• sonstige Informationen, die der Anrufende während des Gesprächs mitteilt.

Welche personenbezogenen Daten konkret verarbeitet werden, hängt vom Inhalt des jeweiligen Telefongesprächs ab.

Wir bitten Anrufende, nur solche personenbezogenen Daten mitzuteilen, die für die Bearbeitung des jeweiligen Anliegens erforderlich sind.

4. KI-Verarbeitung und Transkription

Die während des Telefongesprächs gesprochenen Inhalte werden technisch verarbeitet, damit Marta die Sprache des Anrufenden erkennen, das Anliegen verstehen und entsprechend auf die Anfrage reagieren kann.

Im Rahmen dieser Verarbeitung können Gesprächsinhalte automatisiert in Textform umgewandelt und als Transkript bzw. Gesprächsdokumentation innerhalb der von uns eingesetzten HERO-Software hinterlegt werden.

Diese Informationen können anschließend durch berechtigte Mitarbeiter der D&M Maler GmbH eingesehen und für die Bearbeitung des jeweiligen Anliegens verwendet werden.

Die Verarbeitung durch künstliche Intelligenz dient damit insbesondere der Kommunikation, Dokumentation und strukturierten Weitergabe des Kundenanliegens.

Hinweis zur Audioaufzeichnung: Eine technische Verarbeitung der gesprochenen Sprache und eine Transkription sind nicht automatisch mit einer dauerhaften Speicherung einer Audioaufnahme gleichzusetzen. Soweit keine gesonderte Audioaufzeichnung aktiviert wurde, erfolgt durch die D&M Maler GmbH keine dauerhafte Speicherung des Telefongesprächs als Audiodatei.

5. Zwecke der Verarbeitung

Die personenbezogenen Daten werden insbesondere zu folgenden Zwecken verarbeitet:

Bearbeitung und Dokumentation eingehender Kunden- und Interessentenanfragen, Erfassung und Bearbeitung von Rückrufwünschen, Zuordnung von Anliegen zu zuständigen Mitarbeitern, Vorbereitung und Erstellung von Angeboten, Anbahnung und Durchführung von Vertragsverhältnissen, Bearbeitung bestehender Aufträge und Bauvorhaben, Bearbeitung von Termin-, Service- und Reklamationsanfragen sowie Verbesserung unserer telefonischen Erreichbarkeit und Organisation unserer betrieblichen Kommunikation.

6. Rechtsgrundlagen

Soweit der Anruf der Anbahnung eines Vertrags, der Erstellung eines Angebots oder der Durchführung eines bereits bestehenden Vertrags mit der D&M Maler GmbH dient, erfolgt die Verarbeitung personenbezogener Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Soweit eine Verarbeitung nicht unmittelbar zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder eines Vertrags erforderlich ist, kann die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgen.

Unser berechtigtes Interesse besteht insbesondere in einer zuverlässigen telefonischen Erreichbarkeit unseres Unternehmens, der effizienten Bearbeitung eingehender Anfragen, der Dokumentation geschäftlicher Kommunikation sowie einer effizienten Organisation und Zuordnung von Kundenanliegen.

Soweit für einen bestimmten Verarbeitungsvorgang eine Einwilligung erforderlich ist, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

7. Keine ausschließlich automatisierten geschäftlichen Entscheidungen

Marta dient der Unterstützung unserer Kommunikation und internen Abläufe.

Der KI-Telefonassistent soll insbesondere Informationen entgegennehmen, Anliegen erfassen, strukturieren und an die zuständigen Mitarbeiter der D&M Maler GmbH weitergeben.

Geschäftlich oder rechtlich relevante Entscheidungen – beispielsweise über die Annahme oder Ablehnung eines Auftrags, verbindliche Preisvereinbarungen oder die Anerkennung von Ansprüchen – werden nicht allein durch Marta getroffen.

8. Einsatz der HERO Software GmbH

Für die technische Bereitstellung unseres KI-Telefonassistenten und die Verarbeitung der damit verbundenen Daten verwenden wir Dienstleistungen der:

HERO Software GmbH
Eichenbrink 5a
30453 Hannover
Deutschland

HERO verarbeitet personenbezogene Daten im Rahmen der Bereitstellung seiner Software und Dienste für die D&M Maler GmbH.

Soweit HERO personenbezogene Daten in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen verarbeitet, erfolgt die Einbindung als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO auf Grundlage einer entsprechenden Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung.

Weitere Informationen können der Datenschutzerklärung der HERO Software GmbH entnommen werden:

Datenschutzinformationen der HERO Software GmbH

9. Weitere Empfänger und technische Dienstleister

Im Rahmen der technischen Bereitstellung des KI-Telefonassistenten können personenbezogene Daten auch durch weitere technische Dienstleister bzw. Unterauftragnehmer verarbeitet werden, soweit dies für den Betrieb des Dienstes erforderlich ist.

Hierzu können insbesondere Anbieter aus den Bereichen Hosting, Telekommunikation, Sprachverarbeitung, künstliche Intelligenz und IT-Infrastruktur gehören.

Soweit diese Dienstleister personenbezogene Daten als Auftragsverarbeiter verarbeiten, erfolgt deren Einbindung unter Beachtung der gesetzlichen Anforderungen der DSGVO.

10. Datenübermittlung in Drittländer

Soweit im Rahmen der eingesetzten technischen Infrastruktur personenbezogene Daten an Empfänger außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums übermittelt werden, erfolgt eine solche Übermittlung nur unter Beachtung der Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO.

Eine Übermittlung kann insbesondere auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission oder geeigneter Garantien wie den Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission erfolgen.

Die konkret von HERO eingesetzten Unterauftragnehmer und etwaige Drittlandübermittlungen sollten anhand des jeweils aktuellen Auftragsverarbeitungsvertrags und der aktuellen Unterauftragnehmerinformationen von HERO geprüft werden.

11. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten grundsätzlich nur so lange, wie dies zur Erfüllung des jeweiligen Verarbeitungszwecks erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Daten aus telefonischen Anfragen werden grundsätzlich so lange gespeichert, wie dies für die Bearbeitung des jeweiligen Anliegens erforderlich ist.

Führt eine Anfrage zu einem Angebot, Auftrag oder sonstigen Geschäftsvorgang, können die betreffenden Informationen Bestandteil unserer Geschäftsunterlagen werden und entsprechend den gesetzlichen handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert werden.

Nach Wegfall des Verarbeitungszwecks und Ablauf einschlägiger gesetzlicher Aufbewahrungsfristen werden die personenbezogenen Daten gelöscht, sofern keine andere Rechtsgrundlage eine weitere Speicherung erlaubt.

12. Bereitstellung personenbezogener Daten

Sie sind grundsätzlich nicht verpflichtet, uns über unseren KI-Telefonassistenten personenbezogene Daten mitzuteilen, die für die Bearbeitung Ihres Anliegens nicht erforderlich sind.

Bestimmte Angaben können jedoch erforderlich sein, damit wir Ihre Anfrage bearbeiten können.

Dies betrifft beispielsweise Ihren Namen, eine Kontaktmöglichkeit sowie Informationen darüber, welche Leistung Sie von uns wünschen oder auf welchen bestehenden Auftrag sich Ihre Anfrage bezieht.

Ohne diese Angaben kann eine Bearbeitung oder Zuordnung Ihrer Anfrage gegebenenfalls nicht oder nur eingeschränkt möglich sein.

13. Besondere Kategorien personenbezogener Daten

Wir bitten Sie, unserem KI-Telefonassistenten grundsätzlich keine besonders sensiblen personenbezogenen Daten mitzuteilen, sofern dies für die Bearbeitung Ihres Anliegens nicht zwingend erforderlich ist.

Hierzu gehören insbesondere die besonderen Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO, beispielsweise Gesundheitsdaten sowie Angaben zur Religion, politischen Meinung, Gewerkschaftszugehörigkeit, sexuellen Orientierung sowie genetische oder biometrische Daten.

14. Rechte betroffener Personen

Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere folgende Rechte:

Auskunft gemäß Art. 15 DSGVO: Sie können Auskunft darüber verlangen, ob und welche personenbezogenen Daten wir über Sie verarbeiten.

Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO: Sie können die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten verlangen.

Löschung gemäß Art. 17 DSGVO: Sie können unter den gesetzlichen Voraussetzungen die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen.

Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO: Sie können unter den gesetzlichen Voraussetzungen die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen.

Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO: Soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen, können Sie verlangen, personenbezogene Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.

Widerspruch gemäß Art. 21 DSGVO: Soweit wir personenbezogene Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, haben Sie unter den gesetzlichen Voraussetzungen das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, der Verarbeitung zu widersprechen.

Widerruf einer Einwilligung gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO: Sofern eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt hiervon unberührt.

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich an folgende Adresse wenden:

D&M Maler GmbH
Alt-Friedrichsfelde 28
10315 Berlin
E-Mail: info@dm-maler.de

15. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Gemäß Art. 77 DSGVO haben Sie unbeschadet anderweitiger verwaltungsrechtlicher oder gerichtlicher Rechtsbehelfe das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.

Dies kann insbesondere bei der für die D&M Maler GmbH zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde erfolgen.

16. Aktualisierung dieser Datenschutzhinweise

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzhinweise anzupassen, wenn sich die Funktionsweise unseres KI-Telefonassistenten, die eingesetzten technischen Dienstleister oder die rechtlichen Anforderungen ändern.

Stand: September 2026